Die neue E-Rechnungspflicht ab 2025/2026: ZUGFeRD 2.2, Factur-X & was KMU tun müssen
Warum einfache PDF-Rechnungen im B2B-Bereich nicht mehr genügen und wie die Umstellung gelingt
Kernzusammenfassung
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der deutsche Gesetzgeber die stufenweise Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für den inländischen B2B-Verkehr beschlossen. Eine herkömmliche Bild-PDF per E-Mail gilt künftig nicht mehr als elektronische Rechnung.
1. Was ist eine echte E-Rechnung nach EN 16931?
Bislang reichte es aus, eine Word- oder InDesign-Rechnung als PDF abzuspeichern und per Mail an den Kunden zu senden. Nach der neuen Rechtslage ab 2025/2026 muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatisierte und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Das hybride ZUGFeRD-Format (Version 2.2 / Factur-X, Profil COMFORT oder EXTENDED) vereint das Beste aus zwei Welten: Eine visuell lesbare PDF/A-3-Datei für das menschliche Auge, in die eine standardisierte XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931 eingebettet ist.
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
2. Gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (§ 147 AO, § 14b UStG)
Gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 der Abgabenordnung (AO) sowie § 14b Abs. 1 UStG müssen alle Rechnungs- und Stornobelege zwingend für die Dauer von 10 Jahren aufbewahrt werden. Bei E-Rechnungen bedeutet dies:
- Die eingebettete XML-Struktur muss im Originalzustand unveränderbar archiviert werden (revisionssichere Archivierung).
- Das Recht auf Löschung nach der DSGVO (Art. 17 DSGVO) ist durch Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO bei Vorliegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten explizit eingeschränkt.
- Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 zwingend in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen empfangen und archivieren zu können.
3. Wie Caleb und Nyeo die E-Rechnungspflicht umsetzen
Sowohl Caleb SaaS (`caleb.nyeo.eu`) als auch unsere Webentwicklungs-Systeme erzeugen Rechnungen und Gutschriften vollautomatisch im ZUGFeRD 2.2 / Factur-X Standard. Unsere Kunden erhalten somit zu jeder Buchung einen rechtssicheren, GoBD-konformen Beleg, der direkt in Buchhaltungsprogramme wie Datev oder Lexware importiert werden kann.
Zukunftssichere Abrechnung in Caleb
Erlebe transparente, E-Rechnungs-konforme Belege mit ZUGFeRD 2.2 Standard und 10 Jahren revisionssicherem Belegarchiv.
Über den Autor: Nico Eichhorn
Inhaber von NYEO Digital in Papenburg. Spezialisiert auf robuste Fullstack-Webanwendungen (Next.js, React, TypeScript), Linux-Serverarchitekturen und Entwickler der SaaS-Plattform Caleb für rechtssichere Arbeitszeiterfassung und Schichtplanung.
Rechtlicher Hinweis: Die in diesem Magazin veröffentlichten Fachbeiträge dienen der allgemeinen Information über gesetzliche Rahmenbedingungen und Best Practices zur Arbeitsorganisation, IT-Sicherheit und Rechnungsstellung. Sie stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar und können eine individuelle Beratung durch einen zugelassenen Rechtsanwalt oder Steuerberater im konkreten Einzelfall nicht ersetzen.